Digitale Verwaltungsabrechnung auf Kurs

18.03.2022

Kürzlich durften wir Sie über unser erfolgreich durchgeführtes Projekt zur Einführung der neuen Immobiliensoftware Garaio REM informieren. Bereits damals haben wir aufgezeigt, dass dieses Softwareprojekt den Grundstein für die zukunftsgerichtete, digital unterstützte Immobilienbewirtschaftung legt.

Das erste Projekt der Von Graffenried AG Liegenschaften war die Digitalisierung der jährlichen Verwaltungsabrechnungen der bewirtschafteten Liegenschaften. Wurden früher rund 2‘000 Bundesordner pro Jahr mit den Abrechnungspapieren und Belegen gefüllt, können die Abrechnungen des Geschäftsjahres 2021 nun erstmals digital – schlank auf einem hochwertigen USB-Stick – übergeben werden.

Wir haben Jeanine Keller, Liegenschaftsbuchhalterin und Projektmitglied, gefragt, wie sie das Projekt erlebt und wie sich ihr Alltag in der Immobilienbuchhaltung durch die Digitalisierung verändert hat.

BACKGROUND: Hallo Jeanine und herzlich willkommen zum Interview. Wie ist es dazu gekommen, dass du im Projekt der digitalen Verwaltungsabrechnung mitgearbeitet hast?

Jeanine Keller: Nach meiner Einarbeitung in den Tätigkeitsbereich der Liegenschaftsbuchhaltung war ich daran interessiert, meinen Aufgabenbereich zu erweitern. Ich hatte erfahren, dass nach der bereits erfolgten Einführung des Kreditorenworkflows in einem nächsten Schritt der Prozess zur Erstellung der Verwaltungsabrechnungen digitalisiert werden sollte. Da ich bei meinem früheren Arbeitgeber bereits Abrechnungen in digitaler Form erstellt hatte, nutzte ich diese Gelegenheit, um meine Erfahrungen in das Projekt einzubringen und aktiv mitzuarbeiten.

BACKGROUND: Wie hast du das Projekt erlebt und wo lagen die grössten Herausforderungen?

Jeanine Keller: Zu Beginn des Projektes waren enorm viele Anforderungen vonseiten der Liegenschaftsbewirtschaftung und -buchhaltung vorhanden. Das war für uns zwar ein Ansporn zur Entwicklung eines möglichst anwenderfreundlichen Produktes, doch es war nicht einfach, einen gemeinsamen Nenner zu finden und alle wichtigen Punkte zu berücksichtigen. Spannende und tiefgründige Diskussionen führten uns aber letztendlich zu einem gelungenen Endprodukt, das die meisten und wichtigsten Wünsche der Nutzerinnen und Nutzer erfüllt. Die Auswertungen und das Zusammenspiel der unterschiedlichen Systeme wurden nach unseren Bedürfnissen komplett neu programmiert. Dadurch kam eine weitere Herausforderung hinzu: Es war anspruchsvoll, sämtliche möglichen Fälle zu simulieren und dadurch allfällige Fehler noch vor dem produktiven Einsatz aufzudecken.

BACKGROUND: Was hat sich durch die Einführung der digitalen Kreditorenverarbeitung respektive der digitalen Verwaltungsabrechnung in deinem Alltag verändert?

Jeanine Keller: Grundsätzlich ist der Ablauf der Erstellung einer Verwaltungsabrechnung weitgehend gleich geblieben. Was sich jedoch verändert hat: dass ich einerseits weniger Zeit in Routinearbeiten investieren muss – wie etwa dem Sortieren der Belege. Die ersparte Zeit steht mir somit für wichtigere Aspekte, wie den Inhalt und die Qualität der Buchhaltungsdaten, zur Verfügung. Andererseits führt die digitale Verarbeitung zu einer örtlichen Unabhängigkeit. So konnten wir die Abrechnungen eines grossen Portfolios zeitgerecht erstellen, obwohl der zuständige Bewirtschafter während dieser Zeit nicht im Büro sein konnte.

BACKGROUND: Wo siehst du den grössten Nutzen der Digitalisierung?

Jeanine Keller: Persönlich schätze ich besonders, dass ich meine Arbeitszeit sinnvoll investieren kann, um eine möglichst hohe Qualität zu gewährleisten. Dies ist nur möglich, wenn zeitfressende, wiederkehrende Arbeiten wegfallen. Die Umstellung bedeutet auch für unsere Kundschaft eine Vereinfachung: Anstatt sich durch Papierberge wühlen zu müssen, können sämtliche Informationen unkompliziert und schnell gefunden werden. Zusätzlich beanspruchen die Sticks für die Aufbewahrung auch viel weniger Platz als die Bundesordner.

BACKGROUND: Nun zur letzten Frage. Wie sieht die digitale Zukunft bei der Von Graffenried AG Liegenschaften aus?

Jeanine Keller: Die Rückmeldungen von unseren Kundinnen und Kunden und meinen Kolleginnen und Kollegen bestätigen uns, dass dies ein erfolgreicher und wichtiger Schritt in eine digitale Zukunft ist. In der nächsten Etappe sollen die Papierbelege – wir sprechen von rund 10‘000 Bundesordnern – eingescannt und digital archiviert werden. Ab diesem Zeitpunkt soll sämtliche bei uns eingehende Post digital verarbeitet werden. So wollen wir auch in anderen Teilen der Bewirtschaftung eine Effizienzsteigerung erreichen, damit wir unsere Aufmerksamkeit noch mehr auf unsere Kundschaft und die uns anvertrauten Objekte richten können.

Wir danken Jeanine und dem ganzen Projektteam für ihren ausserordentlichen Einsatz. Für ergänzende Auskünfte stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

 

Redaktion BACKGROUND
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