Interview mit Anita Bürki - Neue Bewirtschaftungssoftware

19.11.2020

Ende September 2020 hat die Von Graffenried AG Liegenschaften ihre Bewirtschaftungssoftware gewechselt. Unsere Projektleiterin, Anita Bürki, erzählt im Interview, weshalb diese Systemumstellung notwendig war, was diese für die Eigentümer- und Mieterschaft bedeutet und wohin uns der Weg der Digitalisierung führt.

BACKGROUND: Frau Bürki, Sie haben das erwähnte Projekt der Systemumstellung geleitet. Wie sieht Ihr beruflicher Werdegang aus?

Anita Bürki: Bereits meine KV-Ausbildung habe ich in einer kleinen Liegenschaftsverwaltung absolviert. Nach der Lehrzeit arbeitete ich 5 Jahre als Immobilienbewirtschafterin. Anschliessend zog es mich in die Immobilienbuchhaltung. Weiterbildung war mir sehr wichtig, deshalb schloss ich diese 2012 als Immobilienbewirtschafterin mit eidg. Fachausweis ab und 2016 beendete ich erfolgreich den Lehrgang Fachfrau Finanz- und Rechnungswesen mit eidg. Fachausweis. Seit über zwei Jahren bin ich nun als Leiterin der Liegenschaftsbuchhaltung und der Liegenschaftsadministration bei der Von Graffenried AG Liegenschaften engagiert.

BACKGROUND: Die Von Graffenried AG Liegenschaften hat Ende September dieses Jahres die bestehende Bewirtschaftungssoftware gewechselt – was waren die Gründe hierfür?

Anita Bürki: Wir haben festgestellt, dass die bisherige Bewirtschaftungssoftware die künftigen fachlichen Bedürfnisse der Eigentümer- und Mieterschaft sowie auch unserer Mitarbeitenden nicht mehr erfüllen kann. Es war mit der bisherigen Software nicht möglich, weitere Schritte hin zur Digitalisierung der Bewirtschaftung in Angriff zu nehmen.

BACKGROUND: Wie ist die Von Graffenried AG Liegenschaften bei der Evaluation der passenden Software vorgegangen?

Anita Bürki: Wir haben diverse Lösungen geprüft und gemeinsam mit den betroffenen Mitarbeitenden sowie der Geschäftsleitung einen detaillierten Anforderungskatalog – unter Berücksichtigung unserer Zieldefinition – erstellt. Ferner haben wir uns intensiv mit den erforderlichen und gewünschten Systemfunktionalitäten auseinandergesetzt, was wiederum ein umfassendes Bewusstsein für unsere eigenen Ziele und Abläufe ermöglichte. Dank den gewährten Testzugängen gelang es, Funktionalitäten und Benutzerfreundlichkeit mit unserem Anforderungskatalog abzugleichen.

BACKGROUND: Welche Lösung hat schlussendlich überzeugt?

Anita Bürki: Nach intensiver Evaluation fiel der Entscheid zugunsten der Softwarelösung von GARAIO REM. Sowohl die attraktive, intuitive Benutzeroberfläche als auch die Tatsache, dass GARAIO REM die einzige webbasierte Lösung auf dem Markt ist, welche standort- und geräteunabhängig jederzeit aufgerufen werden kann, haben uns überzeugt. Ausschlaggebend war gleichzeitig die zukunftsorientierte Vision der GARAIO REM in Bezug auf stetige Weiterentwicklung der Software.

BACKGROUND: Was waren die grössten Herausforderungen in Zusammenhang mit der Migration auf GARAIO REM?

Anita Bürki: Persönlich muss ich hierbei eindeutig die Datenqualität und die aufwendige Datenkonversion erwähnen. Da GARAIO REM viele Prozesse automatisiert, die bisher teilweise manuell geführt wurden, kommt der Datenqualität ein ganz anderer Stellenwert zu. Entsprechend mussten wir vorab die Daten im Vorgängersystem bereinigen und optimieren, was viele personelle Ressourcen gebunden hat. Hinzu kam, dass wir uns entschieden haben, zwecks digitaler Verarbeitung unserer Eingangsrechnungen, parallel den Kreditorenworkflow der Firma adeon ag einzuführen. Die Verbindung dieser beiden Prozesse – die über eine Vielzahl von Schnittstellen miteinander kommunizieren – hatte eingangs natürlich auch ihre Tücken.

BACKGROUND: Sie sprechen das sehr grosse Datenvolumen an. Wie ist die Von Graffenried AG Liegenschaften bei der Datenkonversion vorgegangen?

Anita Bürki: Gemeinsam mit GARAIO REM haben wir eine Zweisystemlandschaft mit einer Test- und einer Produktivumgebung eingesetzt. In einem ersten Schritt haben wir eine provisorische Konversion sämtlicher Daten in die Testumgebung durchgeführt. Auf dieser Basis konnten wir dann beginnen, das System mit unseren eigenen Daten umfassend kennenzulernen, Tests durchzuführen und mögliche Fehlerquellen zu eliminieren.

BACKGROUND: Und im Anschluss kam es zur finalen Datenkonversion?

Anita Bürki: Das ist korrekt. In der Woche vom 14. September 2020 fand die finale Datenkonversion statt. Eine Woche später – nach den letzten Feinabstimmungen – konnten wir produktiv auf GARAIO REM arbeiten und sämtliche Prozesse über die neue Software ausführen.

BACKGROUND: Wo sehen Sie nach einigen Wochen den grössten Nutzen im neuen System?

Anita Bürki: Ich bin überzeugt, dass wir mit unserer neuen Bewirtschaftungssoftware unsere Dienstleistungsqualität und Kundenfokussierung weiter steigern können, da repetitive, administrative Prozesse weniger Zeit in Anspruch nehmen. In Bezug auf den eingeführten Kreditorenworkflow haben wir eine substanzielle Erleichterung und Qualitätssteigerung erreicht, da die annähernd 80‘000 Rechnungen, die wir jährlich bezahlen, durch die rein digitale Verarbeitung mit einer wesentlich tieferen Durchlaufzeit und in standardisierten Strukturen verarbeitet werden können. Ferner bin ich überzeugt, dass dieser Systemwechsel eine wertvolle Investition in die Zufriedenheit und Motivation unserer Mitarbeitenden wie auch in die Zukunft unserer Tätigkeit als Immobilienbewirtschafterin darstellt.

BACKGROUND: Was ändert sich durch die Systemumstellung für den Eigentümer einer Liegenschaft?

Anita Bürki: Dank der Systemumstellung können wir der Eigentümerschaft die Jahresrechnung der Liegenschaft ab dem Jahr 2022 digital zustellen – natürlich unter Beilage sämtlicher elektronischer Rechnungen. Wer die Verwaltungsabrechnung künftig weiterhin in Papierform wünscht, dem steht diese Möglichkeit selbstverständlich offen. Ganz generell erlaube ich mir den Hinweis, dass wir ab Januar 2021 die Verwaltungsabrechnungen erstmals auf dem neuen System erstellen werden. Es ist möglich, dass wir dadurch initial an Produktivität einbüssen, weshalb wir sämtlichen Eigentümern bereits heute für ihr Verständnis danken.

Danke, Anita Bürki
Die Von Graffenried AG Liegenschaften bedankt sich herzlich bei Anita Bürki für ihr ausserordentliches Engagement in der Leitung dieses herausfordernden Projektes!

Das Interview führte Giorgio Albisetti, Vorsitzender
der Geschäftsleitung der Von Graffenried AG Liegenschaften
info@graffenried-liegenschaften.ch